勤怠管理システムで行うシフト管理

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勤怠管理システムで行うシフト管理

シフト勤務は多くの企業で採用されています。24時間営業の店舗や工場、アルバイトを多く抱える企業などでは特に採用しているところが多いでしょう。シフトの作成は、多くの人の事情をそれぞれ汲む必要もあり、また、必要な人員を推定し確保するという大変な作業です。このシフト管理作業を効率的に行う手段として、勤怠管理システムを使う方法についてご紹介します。

シフト制のメリットとデメリット

シフト制を導入している企業は数多くあります。その形態は、早番と遅番の2つに分かれているところもあれば、1日の勤務時間を3~4人で交代しながら働く交代制を行っているところなど、各企業によってさまざまです。

シフト制は、営業時間・稼動時間が長い仕事や、忙しい時期・時間・曜日を考慮する必要がある仕事にはとても有効です。シフト制を取ることによって、必要な時期・時間に人員を用意することができ、不要な場合の無駄な人件費を省くことにも繋がるからです。

しかし、その一方で企業にとってシフトを作成することは大きな負荷です。シフト制ではスタッフの休みの希望が重なることもあるでしょうし、また、急病などによる欠員が生じてしまった場合、早急に補充要員を用意しなければなりません。やりくりがうまくいかなくて人員不足になってしまうと、その日の出勤者の負担は大きくなってしまいます。

アルバイトを多く抱える企業にとっては、シフト作成はさらに多くの時間とエネルギーを要することになります。アルバイト側でのシフト制のメリットとして、自分のスケジュールに合わせて休みが取りやすいことが挙げられます。しかし、シフト作成をする側からすると、休みの希望や各々のプライベートを予め把握しておくことや、それらを想定して予定をたてることはとても困難です。

従来型のシフト管理の方法

企業によって方法はさまざまではありますが、シフトによる勤務の場合は、まず、各々の出勤希望日あるいは出勤できない日をシフト管理者に伝えます。シフト管理者は、まず日々の予定に合わせて必要な人員の数や時間を算出し、そのうえで勤務する人員を決定していきます。すべてを決定したら、従業員にシフト表を作成し、配布します。

流れとしてはこれだけですが、人員不足があればその分の人員を確保するために従業員に追加のシフトをお願いする、他店・他社からの応援を手配するなどの対策が必要です。また労働基準法などの規定もあり、働きたければ働きたいだけシフトに入れるということもできません。適切な休日が与えられているかどうかも当然考慮しなければならないのです。シフトを集めるのに時間がかかると、人手不足に気づくのも遅くなります。入力間違いによって決定した後に変更が必要となるケースも少なくありませんし、急な病欠やイベント事が発生すればそれに対応する必要も出てきます。シフト管理者は作成からその遂行まで苦労をしますが、一方で管理されている労働者は人員不足の状態や、急な変化が起こったことには気づけないことが多いでしょう。

近年の勤怠管理システム

勤怠管理システムで行うシフト管理の方法

システムを使ったシフト作成において、シフト希望はインターネットを通して提出します。従来からメールでの提出も多いでしょうが、専用の勤怠管理システムを利用するとその後の集計に手間が取られません。
提出されたシフト希望は自動的に集計されるので、転記ミスなどを防ぐことができます。また、必要な人員を設定しておくことで、人員に過不足があった場合にはすぐに管理者が分かるよう知らせてくれる設定や、またほかの従業員が人員不足の状況を知ることができるものもあります。

さらに、シフト表を管理者が配る必要がなくなり、従業員が個々のパソコンやスマートフォン、タブレットで確認できます。管理者・従業員ともに確認することができるため、お互いの情報の行き違いもなくなるでしょう。

勤怠管理システムを提供している会社は多くあり、その細かなサービスはさまざまです。シフトを作成すると、日次、あるいは月次の労働時間が分かり、人件費の概算も知ることができるものや、過去の売上情報と組み合わせることで効率の良いシフトを例示してくれるようなものもあります。

勤怠管理システムのメリット

こうした勤怠管理システムを導入することによるメリットとしては、ペーパレス化による経費の削減、そして、集計業務の自動化によるシフト作成時間の短縮がまず挙げられます。また、データ化することが容易になるため、シフト管理だけでなく、給与計算や職場の生産性分析などに使っていくことも可能です。加えて、法改正に迅速に対応できるのもポイントです。気づかなくてコンプライアンスに違反していた、といった事態を未然に防ぐこともできるでしょう。

勤怠管理システムのデメリット

デメリットとしては、導入コストがかかること、そして、インターネット環境が必須であることでしょう。さまざまな形態のサービスがありますので、自社に合ったものを選ぶ必要があります。

お試し期間から

最適な人員を配置するためにも、シフト管理は重要です。しかし、シフト管理者の業務負荷はかなりのものがあります。近年は多くの企業から勤怠管理システムが提供されており、お試し期間で安いものや、導入コストが低いものなどもあります。シフト管理に頭を悩ませているようならば、システム導入を検討してみるのも1つの手です。携帯電話、スマートフォンなどインターネットの環境は今では広く普及しているものですので、うまく使っていくことで職場を効率的に変えていくことができるでしょう。

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参考:

 勤怠管理システムの価格・特徴を徹底比較|HRNOTE