リモートワーク(テレワーク)における勤怠管理のポイントとは?

リモートワーク(テレワーク)における勤怠管理のポイントとは?

テレワーク

少子高齢化や労働人口の減少を受け、より多様な働き方の実現が求められています。育児や介護といった事情で、決められた時間にオフィスに出社できないような人も、働き手として参画してもらう必要があるためです。ここでとくに注目されているのが、リモートワーク(テレワーク)です。新型コロナウイルス感染症対策として、リモートワークを導入する企業も増えています。

リモートワークの導入にともない、人事・労務部で課題となっているのが勤怠管理や労務管理です。これらの管理は、従来のように人力で対応することも可能ですが、そもそも労働人口が減少しているなか、できるだけ効率的に行わなければなりません。そこで、リモートワークにおける勤怠管理のポイントや、効率化につながる勤怠管理ツールについて紹介します。

リモートワークが増加するいま、従来型の勤怠管理には限界がある

企業が従業員の勤怠を正確に管理する方法として、従来から利用されていたのはタイムカード、出勤簿、そしてエクセルです。どれも比較的低コストで、だれでも簡単に利用できるので運用は楽な一方で、集計時のミスが起こりやすく、法律改正時の対応は大変な作業になります。また、打刻漏れや不正打刻の防止の観点からも十分な管理方法とはいえず、とくにオフィスに出勤しないリモートワークへの対応は困難です。リモートワークでは、従業員の作業時間や内容を遠隔で正確に把握することが必要ですが、タイムカードのような手法では管理は不可能です。勤怠管理とは別のツールを使って監視を強化するという手もありますが、従業員にストレスを与えることになり効果的とはいえないでしょう。勤務時間の管理と同様に、物理的に従業員と対面できない環境で、業務内容をどう評価するのかという課題もあります。

リモートワークに対応した勤怠管理のポイント

リモートワークにおける勤怠管理を従来の方法で行うには、限界があります。それでは、どのように勤怠管理を行えばいいのでしょうか。ポイントをご紹介します。

労働時間を正確に把握できること

まず大前提として、労働時間を正確に把握できることが必要です。パソコンの利用時間を記録するツールを使う、メールやチャットなどで始業・終業を申告してもらうといった方法があります。あるいは会議システムを活用して、業務時間中は出席中にするという方法もあります。こちらは、気軽なコミュニケーション促進にも効果的です。ただし、従業員が「監視されている」と感じないよう配慮しましょう。

管理者が勤務状況をタイムリーに把握できること

また、長時間労働を防止するためにも、監督者は適切なタイミングで従業員の労働時間や内容を把握することが大切です。リモートワークでは、直接管理されない環境で従業員が「サボってしまう」ことを心配する管理者も多いですが、管理されない環境だからこそ働きすぎてしまうリスクも同様にあるのです。

勤怠管理システムの利用

最近は、リモートワークにも適した勤怠管理システムが注目を浴びています。リアルタイムで勤怠状況が把握でき、集計工数はほぼ発生しません。自社の勤務形態に合わせた設定も簡単にできます。

勤怠管理システムを選ぶ際に着目したい機能9選

リモートワーク下における勤怠管理には、リアルタイムで勤怠状況が把握でき、集計工数がほぼ発生しない勤怠管理システムが適しているといえます。では、選ぶ際にはどのような点に着目すればいいのでしょうか。

環境を選ばず打刻できる機能

まず、場所や時間など環境を選ばず打刻できる機能です。オフィスに出社することなく、場所にしばられない働き方のリモートワークでは必須といえるでしょう。営業社員のように、社外に出ることが多い職種にとっても便利です。

管理のしやすさ

各社員の打刻した情報を、人事・労務担当者がひと目で確認できる機能も重要です。確認の時間が削減でき、確認漏れやミスの削減につながります。

給与システムとの連携

打刻された実績情報をもとに給与システムへスムーズに連携される機能が備わっていれば、人事・労務担当者の入力の手間や時間を削減でき、ミスも防止できます。

労務管理機能

労務管理がどのようにサポートされているかも重要なポイントです。残業時間や休暇取得情報などをひとつの画面で確認できれば、労務管理が行いやすくなります。残業時間も年や月、週単位で平均や合計時間が管理でき、グラフ表示できると、課題も把握しやすくなるでしょう。

アラート機能

過重労働者の有無確認がアラート機能で事前に通知されれば、健康管理の判断材料になります。また、未打刻や未承認などやるべきことをアラートとして事前連絡する機能も大切です。

システムの柔軟性

フレックスやシフト、変形労働時間制などさまざまな働き方があるので、自社の勤務形態に対応できるシステムの柔軟性も判断材料のひとつです。有給休暇取得義務化への対応や特別休暇などの休暇管理をどこまで行えるかも重要でしょう。

各種申請

残業や有給休暇などの各種申請や承認が円滑であれば、手続きにおけるミスや工数の削減につながるので、申請の管理可否も確認しましょう。

工数管理と得られたデータからの分析

稼働実績を集積できれば、データをもとにさまざまな分析ができます。分析結果を用いることで、業務プロセスを効率的なものに改善し、生産性向上を実現できるでしょう。

サポート体制

システムによってサポート体制は異なります。問い合わせに対する対応スピードや、対応範囲がどこまであるかなど、自社の勤務形態に合わせたサポート体制が整っているかを必ず確認しましょう。

人事総務部門に寄り添うためにつくられたCC-BizMate

勤怠管理システムの導入を考えている企業におすすめしたいのが、「人事・総務部に寄り添うシステム」をコンセプトにつくられたCC-BizMateです。

おすすめのポイントとしてまず挙げられるのは、確認事項ややるべきことを通知する機能(TODOリストやアラート機能)があるため、業務が格段に円滑になることです。作業漏れがあった場合の該当者への督促や、残業時間超過・休暇未取得の従業員への注意喚起など、これまで手作業で確認していた項目を半自動化できます。

また、感覚で使えるデザインになっており、必要最低限の従業員教育でだれでも簡単に使えることもポイントです。導入が簡単で費用は250,000円からでご要望に応じた手厚い導入プランでのご提供も可能です。

さらに、CC-BizMateは生産性の向上に対しても有用です。1日の労働時間だけでなくその内訳も入力できるので、時間の使い方を分析し、現時点での生産性を可視化できます。入力内容から時間の使い方における課題を洗い出し、対策を講じることが可能なのです。

サポート体制も充実しており、サポートセンターは業務とシステム、両面の知識を有しています。ほかにも、人事部同士や社労士(社会保険労務士)を交えた交流会の開催や、幅広い解決提案の実施など「人事・総務部に寄り添うシステム」のコンセプトのもと、各種サービスを提供しています。

CC-BizMateの機能一覧はコチラからご覧ください

全ての機能が30日間無料で体験できる、無料トライアルの詳細はコチラからご覧ください

リモートワークでの勤怠管理や労務管理を効率的に

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、2020年はリモートワークの導入が多くの企業で進みました。今後もリモートワークはさらに普及すると想定されますが、その際にどのような勤怠管理や労務管理を行うのかが必ず問題になります。

一番悩ましいのは、遠隔で労働時間を正確に把握することです。従業員に対して監視のストレスを与えず、なおかつ長時間労働を防止するために適切なデータ管理が欠かせません。ひとつのソリューションとして考えられるのが、専用の勤怠管理ツールの導入でしょう。給与システムと連携できるシステムも提供されており、人事・労務部門の業務を効率化する足がかりにもなります。

リモートワークが促進されている背景にある生産性向上を考えても、スマートな手法といえそうです。