IT企業の勤怠管理で必須となる「工数管理」とは?

工数管理

顧客へのIT導入を業務として行っているIT企業では、意外ときちんとした勤怠管理の仕組みが導入されていません。

顧客には「業務効率化」や「見える化」などを提案しながらも残業時間を管理する仕組みが導入されておらず、残業時間が必要以上に積みあがってしまったり、社員がいつどこで何時間働いているかといったスケジュールを誰も管理できていなかったり、プロジェクトや作業フェーズごとの作業時間が把握できていない企業が多く存在しているのが現実です。

特に勤怠管理の分野で自社内のIT化・効率化が進んでいない状況が見受けられます。いわゆる「医者の不養生」という現象です。

今回は、IT企業の勤怠管理で必要不可欠な「工数管理」について考えます。

解決策はクラウド型勤怠管理システムの導入?

このような状況を打開するには、もともとIT業界向けの機能を備えたクラウド型の勤怠管理システムを導入するか、本気で勤怠管理システムを活用したり、販売する体制を作り上げることが必要になります。

そして、自社の強みに特化して、限られた経営資源を活用することが求められる中堅企業・中小企業のIT企業にとっては、「クラウド型の勤怠管理の導入」が現実的な選択肢であることがほとんどといえるでしょう。

それでは、IT企業が導入すべき「クラウド型の勤怠管理システム」に求められる機能にはどのようなものがあるのでしょうか。

基本的な勤怠管理以外の機能としては、

  • 残業時間抑制のための残業時間の見える化
  • 顧客先での勤務などに対応した社外勤務管理機能
  • プロジェクト別や作業フェーズごとの集計するための工数管理機能

の3つが必須といえるでしょう。

なかでも、IT企業の業務効率化や開発コスト低減などを実施する際に、必ずと言っていいほど話が出るのが、プロジェクト別・作業フェーズ別の工数管理です。

プロジェクト別の採算をきちんと管理したい、作業別の工数を管理して、余計な開発コストを低減するきっかけとしたい、などの思いを多くのIT企業が持っています。

工数管理を正しく実現できれば、確実に業務改善に活かすことができるようにはなるのですが、多くの企業で必要性は認識されつつも、なかなか実現できないのが工数管理なのです。

工数管理が実現できない原因(1)工数入力の手間

では、なぜ工数管理が簡単には実現できないのでしょうか。

多くの企業では、「工数入力の手間」に起因する「データの正確性」の問題が原因となっています。

具体的には、プロジェクト別や作業別のデータを入力する仕組みがあっても、正しい数値が入らないということが起こっているのです。

そのような問題が発生する多くの企業では、通常の勤怠管理システムとは別に、プロジェクト用の工数管理の数値を入力しなければならない仕組みになっています。

同じような作業時間に関するデータを入力するのが大変で、実際の作業時間とは異なった、単純な数値を入力してしまう、あるいは、データを入力するタイミングが毎月1回で、まとめて入れるため、正確な工数を入力できなかったりするといったことが、実際に起こっています。

このような状況では業務改善に活かせるようなデータが集まるわけもなく、手間をかけて入力した割には使われることもないため、さらにデータの精度が落ちていくという負のスパイラルに陥いります。

このような状況で、工数管理システムが有名無実化しているというIT企業も少なくありません。

工数管理が実現できない原因(2)プロジェクトコードの管理

また、もう一つの原因として挙げられるのが「プロジェクトコード」の管理です。

プロジェクトごと、作業フェーズごとの正しい作業工数を集計するためには、当たり前ですが、データ入力時点で正しいプロジェクトコードなどがシステムに反映されている必要があります。

終わったプロジェクトがまだシステム上に残っていたり、新しいプロジェクトが登録されていない状態では、正しい工数が入力できないためです。

プロジェクト管理は複雑になることが多いため、運用ルールを定め、誰がいつどような形で管理をするべきかを決めていないとなかなか運用が回りません。

これはシステムを導入するだけでなく、どのような運用を行うべきかといったノウハウが必要な部分といえるでしょう。

工数管理を実現するために必要なこと

それでは、正しい工数を入力してもらうためにはどうすればよいのでしょうか。

それは、

  • 各社員がデータを毎日簡単に入力できる仕組みを作り上げること

  • 入力されたデータが活用されていること


につきるといってよいでしょう。

この2つを実現するために、社員が毎日データを入力する勤怠管理システム上で、工数管理を同時に実現するのが一番現実的で確実な方法なのです。

勤怠管理上での工数管理のイメージ

では、具体的にはどのような仕組みが工数管理には必要なのでしょうか。 入力に関しては、以下のような画面で勤務時間とプロジェクトごと・作業フェーズごとの工数を同時に入力できる仕組みが必要です。同時に簡単に工数データを入力できる仕組みがあって、はじめて、各社員が正しいデータを入力してくれるという状況になるのです。

次に、データの活用についてはどうでしょうか。

データの活用には簡単に集計できる仕組みと外部システムへの連携の仕組みの2つが必要になるのが一般的です。ただし、最初の時点では外部連携については、慎重になるべきです。

いわゆる原価管理システムやBIツールなどほかのシステムに連携して活用でできるに越したことはありませんが、そういったシステムを別途導入するとなると、費用や時間がかかることになります。

そのため、まずは、同一システム上で簡単に集計値を出力できる仕組みを作り上げることが現実的な一手といえるでしょう。

勤怠管理システムであれば、各マネージャーも各承認作業などで日々使うため、自然と工数管理を行うことができるようになります。

その際は、以下の画面のようなシンプルな表示で十分活用可能です。そして次の一手で、CSV出力などで他のシステムへデータを連携することを検討するというのが、お勧めです。

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