失敗しないための工数管理方法とは?ポイントや注意点を解説

失敗しないための工数管理方法とは?ポイントや注意点を解説

工数管理

工数管理は、近年多くの業界や業種で重要視されるようになりました。業務システムだけでなく、プロジェクト管理やスケジュール管理がIT化されるにつれ、より細かな管理や分析と、情報共有が可能になってきたためです。しかし、これまで工数管理を行ってこなかった企業では、なぜ工数管理がそれほど重要なのか意識されていないかもしれません。この記事では、工数管理の重要性、工数管理をする際のポイントについて紹介します。

工数管理とは

工数とは

工数とは作業量、業務量のことで、作業工数ともいいます。ある作業を完了させるために必要な時間と人数のことです。工数は、次の式で表すことができます。

工数=ある作業を終わらせるためにかかる時間×必要な人数

たとえば、IT系では工数に「人月(にんげつ)」という単位がよく使われています。これはひとりが1か月で行える作業のことです。

工数管理の目的

工数管理には、次のふたつの目的があります。

  • ・プロジェクトにおける作業時間を把握し、管理すること
    これによって、作業にかかる時間とそこにかかる人件費というコストを把握できます。作業のコストは原価に直結するため、できるだけ正確に把握しなければなりません。
  • ・メンバーの生産性を高め、仕事の効率化をはかること
    工数管理を行うことで、メンバーに自分の作業時間や作業効率について意識させることができます。これによって自分の生産性を意識させ、より効率的な仕事を行うようなモチベーションの向上につなげることが可能です。

なぜ工数管理が重要なのか

工数管理が重要なのは、工数管理を行うことにより、全体像のわかりにくいプロジェクトでも正確に状況を把握し、課題を発見して改善することができるからです。改善の結果も工数管理で把握し、会社全体の生産性向上や利益確保につなげられます。

工数管理では、次のような課題を発見し、改善することが可能です。

  • ・プロジェクト全体の作業時間は?
    工数管理でプロジェクトの進捗状況と残り作業を細かく把握することで、スケジュールに遅れがないかを把握できます。遅れがあれば、スケジュールを調整しなくてはなりません。
  • ・プロジェクト全体のコストは?
    工数管理で、プロジェクトにかかる作業時間、つまり人件費というコストを正確に把握できます。そこから、作業効率が悪い部分や作業のボトルネックとなっている部分を把握し、採算性を改善するためのポイントを発見することが可能です。
  • ・人的リソースをもっと有効に活用したい
    進捗状況を正確に把握することで、必要なメンバーの数をより正確に見積もることができます。それによって、ほかの作業やプロジェクトで作業の再振り分けを行い、人的リソースを有効に活用することが可能です。
  • ・プロジェクトごとに進捗状況を把握したい
    メンバーの重なる複数のプロジェクトが同時に進行している場合でも、それぞれのプロジェクトの全体像を把握して、スケジュールやコストを管理することができます。

 

工数管理のメリット

工数管理は、これらの課題を解決するほかにも、企業に次のようなメリットをもたらします。

  • ・仕事量や作業効率、進捗などをもとにして予実管理しやすくなる
    大きく複雑なプロジェクトでは、スケジュールやコストの予実管理が難しくなります。しかし、工数管理を行うことで、メンバーそれぞれの作業量や進捗状況、および作業効率をデータとして把握可能です。データは、正確な作業見積もりを作成するために役立ちます。
    仕様変更やトラブルの影響でスケジュールの調整が必要になっても安心です。正確な作業見積もりにより、スムーズにスケジュール調整や作業の再振り分けなどの対応ができます。
  • ・作業効率や進捗が可視化されて生産効率の向上につながる
    工数管理を行うことで、メンバーごとの作業量と作業時間が明確にわかります。プロジェクトごとの進捗状況だけでなく、複数のプロジェクトをまたぐ作業量と作業効率が可視化できるからです。その結果、作業の再振り分けをより効果的に行うことができ、生産性の向上にもつながります。
  • ・不採算事業を減らして収益性向上につながる
    工数管理によって工数やコスト、予想される利益を正確に把握することができるので、適切なコスト管理を行い、より収益性を向上させることが可能です。
    どのプロジェクトが不採算事業なのかもはっきりわかるので、適切な対応を行って赤字を減らすことも可能です。
  • ・計画・見積もりの精度が上がる
    工数管理を続けることで、日々データが蓄積されていきます。蓄積されたデータと分析結果をもとに、類似のプロジェクトが発生したときには、より精度の高い見積もりを作成できます。

社員にとっては、工数管理ツールを利用することで情報共有が活発になり、コミュニケーションが円滑になるというメリットもあります。進捗遅れや割り込み作業などが発生したときにも、円滑にスケジュール調整や作業の再振り分けができるようになるので、企業にとってもメリットといえるでしょう。

 

工数管理を失敗しないためには

工数管理をスムーズに進めるためには、いくつかのポイントがあります。

工数管理はどのような方法で行うのか

まずはメンバー全員に、それぞれの作業とかかった時間を記録してもらい、データを蓄積しましょう。蓄積したデータは工数管理ツールで分析を行います。

工数管理の作業のほとんどは、パソコンとアプリケーションで行われます。使われるアプリケーションは、Excelや工数管理ツールが多いです。

  • ・Excelでの工数管理
    Excelは多くのオフィスですでに使われているアプリケーションです。追加コストがかからず、メンバーも操作に慣れているでしょう。自由度が高く、自社に合わせたカスタマイズも自由です。
    しかし、複雑な工数管理ツールとして運用するには難易度が高いといえます。データ量が増えると操作できなくなる、担当者が不在でブラックボックス化してしまう属人化の問題があるからです。
  • ・工数管理ツールでの工数管理
    工数管理ツールは、機能や操作性が工数管理に特化しているため使いやすいでしょう。Excelでは難しい複雑な操作、フォームの細かな入力制御、カスタマイズ、高度な分析機能などが搭載されています。ただし、Excelよりはコストがかかり、初期コストやランニングコストが必要です。

工数管理ツールに関しての詳細は「工数管理ツールの選び方とは?種類や機能、Excelとの違いを解説」をご覧ください。

工数管理の失敗例とは

失敗する工数管理には、次のような共通点があります。

  • ・プロジェクトによって作業量に差があるため、作業時間を正確に把握することが難しい
    工数管理を実践しても、類似のプロジェクトが少ないため、蓄積したデータが生かせません。データの蓄積量が増えることで、改善される可能性はあります。
  • ・工数入力の手間がかかり、なかなか定着しない、または操作が複雑で使いこなせない
    工数管理ツールを導入しても、データを入力しなければ予実管理も分析もできません。データ入力はすべての基礎になるので、省略することはできないのです。

工数管理のポイント

工数管理ツールの機能を生かし、うまく工数管理を行うためには、毎日のデータ入力とこまめな分析が必要です。次のような作業をしっかり行いましょう。

  • ・毎日の作業内容と作業量、作業工数を正確に入力し、把握しやすくする
  • ・プロジェクトメンバー全員で毎日の作業工数と進捗状況を共有する
  • ・プロジェクトごとに、作業、進捗、メンバーなどを把握できる稼働要員表を作成する
  • ・進捗管理を行い、こまめに予実管理を行う
  • ・現状を管理するだけでなく、予定と実績を比較し、予定とのズレがあれば原因を分析する

こまめに分析や予実管理を行うには、Excelよりも工数管理専用のツールが向いています。より操作が簡単で、高度で多角的な分析が可能だからです。

工数管理という作業そのものを効率化するためには、操作が簡単な工数管理専用ツールを導入することをおすすめします。

工数管理の注意点

正確で効果的な工数管理を行うためには、次の2点が必須になります。

  • ・日々の入力はもれなく正確に
    毎日の作業内容や進捗状況は、もれなく工数管理ツールに入力しなくてはなりません。ときどきまとめて入力するのでは、正確な進捗管理やコスト管理を行うことができなくなってしまいます。面倒かもしれませんが、日々の入力作業は欠かせません。
  • ・工数管理の目的を社員に共有する
    なんのために工数管理ツールを導入しているのか、工数管理ツールはどのような効果を目的として導入しているのかを、メンバー全員に周知する必要があります。工数管理の意義をメンバー全員で共有することで、メンバー自身が積極的に工数管理に関われるようになるからです。

工数管理が実現できないとどうなるのか?

もし工数管理がうまくいかないと、どのような結果になるのでしょうか。たとえば、次のような事態が想定されます。

  • ・適切なコスト管理ができない
    プロジェクトのコストを正確に把握できないので、コスト管理を正確に行えません。それによって、プロジェクトごとの利益を予測したり、不採算事業となっているプロジェクトを発見したりすることができなくなります。
  • ・適切な人員配置ができない
    メンバーごとの作業工数を正確に把握できないため、作業の再振り分けを適切に行えません。メンバーの作業時間が偏ったり、作業効率が下がったり、スケジュールに遅れが生じたりすることもあります。

工数管理が思うように実現できない原因については、「IT企業の勤怠管理で必須となる「工数管理」とは?」もご覧ください。

 

 

工数管理をきちんと行うことでプロジェクトの全体が把握しやすくなる

工数管理を行えば、プロジェクトの進捗状況、人件費などのコスト、メンバーごとの作業工数などを正確に把握することが可能です。スケジュールとコスト、メンバーの動きを合わせて可視化することで、プロジェクトの全体像を把握することもできます。複数のメンバーで行うプロジェクトや、複数のプロジェクトを並行して行う職場には、適切な工数管理が不可欠といえるでしょう。

CC-BizMateでは、工数管理によってメンバー個人の作業量だけでなく、プロジェクト全体のコストや進捗状況を把握できます。個人の状況と全体の状況を合わせて把握することで、メンバーを適切に再配置し、より生産性の向上をはかるための対策を打つことも可能です。

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