年5日の年次有給休暇取得の義務化に向けて

働き方改革

年5日の年次有給休暇取得の義務化に向けて

 

毎年10月は「年次有給休暇取得促進期間」であることを知っていますか?

厚生労働省からは「仕事休もっ化計画」と題して年次有給休暇(以下「年休」と記載)の計画的付与制度の導入を推奨するためのポスターを作成し、PRしています。

このポスターには、平成30年度から始まった「キッズウィーク」についても記載されています。キッズウィークとは、「地域ごとに夏休みなどの長期休業日を分散化することで、大人と子供が一緒にまとまった休日を過ごす機会を創出しやすくするための取組み」です。この取り組みによって、お子さんの夏休みが例年よりも短かったという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「仕事休もっ化計画」のポスターで触れられているもうひとつの大きなテーマは、2019年4月から始まる、「年5日の年休取得の義務化」です。

年休取得の義務化については、9月に厚生労働省から新たなリーフレットも公表されていますので、今回は、義務化のルールを定める上で判断に悩みそうな時季指定の考え方などを中心にご紹介します。

 

年休の取得状況

 

厚生労働省が公表した「平成29年就労条件総合調査 結果の概況」によると、平成28年の1年間に企業が付与した年休の日数(繰越し日数を除く)は労働者1人平均18.2日で、そのうち労働者が取得した日数は9.0日、取得率は49.4%となっています。

取得率は、企業の人数規模が大きくなるほど高くなり、「製造業」「非製造業」で比較すると、製造業が非製造業より10%以上取得率が高いという結果が出ています。

規模や業種による違いはありますが、年休の取得が思うように進んでおらず、政府が掲げる「2020年に年休の取得率70%」の目標達成にはほど遠い状況であることが分かります。

 

年5日の年休取得の義務化とは

 

2018年6月に成立した「働き方改革関連法」により、労働基準法第39条に「年5日の年休取得の義務化」に関する規定が新設され、2019年4月より施行されます。これにより、労働者に年休を5日取得させることができなかった使用者に対し、30万円以下の罰金が科せられることになっているのです。

では、年5日の年休取得の義務についてポイントを確認しましょう。

 ①対象者は、年休が10日以上付与される労働者(管理監督者を含む)に限る

②労働者ごとに、年休を付与した日(基準日)から1年以内に5日について、使用者が取得時季を指定して与える必要がある

③年休を5日以上取得済みの労働者に対しては、使用者による時季指定は不要である

④労働者が自ら申し出て取得した日数や、計画的付与により取得時季を定めて与えた日数については5日から控除することができる

 ・労働者が自ら5日取得した場合        →使用者の時季指定は不要

 ・労働者が自ら3日取得+計画的付与2日の場合 →使用者の時季指定は不要

 ・労働者が自ら3日取得した場合              →使用者は2日を時季指定

 ・計画的付与で2日取得した場合              →使用者は3日を時季指定

⑤使用者は、時季指定に当たっては、労働者の意見を聴取し、その意見を尊重するよう努めなければならない

⑥使用者は、労働者ごとに年休管理簿を作成し、3年間保存しなければならない

  

「5日取得」の起算日とその考え方について

 

年休は、入社日から起算して6か月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して10労働日が付与されるものです。入社日から6か月で最初の年休が付与されるなど全社員一律の扱いとならず管理が煩雑になることから、年休付与を入社と同時に10労働日を前倒しで付与したり、全社的に年休の起算日を合わせるために2年目以降に付与日を変える取扱いをしている企業が多くあります。

その場合、「5日取得」というのはいつを起算日にしてどの期間でカウントすればよいのか?

いくつかのパターンに分けてご説明します。

①法定の基準日(入社の日から6か月後)より前に10日以上の年休を付与する場合

この場合、使用者は付与した日から1年以内に5日指定して取得させなければなりません。

例えば、4/1入社時に10日付与する場合には、通常であれば10/1~翌9/30までの1年間に5日取得させることになりますが、4/1に前倒しで付与した場合には、4/1~翌3/31までの1年間に5日取得させなければなりません。

②入社した年と翌年で年休の付与日が異なるため、5日の指定義務がかかる1年間の期間に重複が生じる場合(全社的に起算日を合わせるために入社2年目以降の労働者への付与日を統一する場合など)

この場合、重複が生じるそれぞれの期間を通じた期間(前の期間の始期から後の期間の終期までの期間)の長さに応じた日数、つまり比例按分した日数を当該期間に取得させることも認められます。

例えば、4/1入社で初年度は10/1に付与し翌年度は4/1に付与する場合、通常は1年目の10/1~翌9/30までの1年間に5日取得させ、2年目の4/1~翌3/31までの1年間に5日取得させることになります。この場合は期間の重複が生じるため、管理が煩雑になってしまいます。そのため、10/1~翌々3/31までの期間(18か月)に5日÷12×18=7.5日以上取得させるようなことも認められます。

③上記①・②の期間が経過した後は、当該期間の終了日の翌日からの1年間に5日取得させることになります。

④10日のうち一部を法定の基準日より前倒しで付与し、労働者が自ら年休を取得した場合

分割して前倒しで付与した場合には、付与日数の合計が10日に達した日からの1年間に5日の指定義務が生じます。付与日数の合計が10日に達した日以前に分割して前倒しで付与した年休について、労働者が自ら取得していた場合には、取得した日数を5日から控除することができます。

例えば、4/1入社時に5日付与し、7/1に残り5日を付与する場合には、7/1~翌6/30までの1年間に5日取得させることが必要です。ただし、4/1~6/30までの間に労働者が自ら年休を取得していた場合には、取得した日数を5日から控除することができます。

年休の取得を進めるために

 

すでに5日の年休の取得は全く問題ないという企業も多くある一方で、規模・業種によっては5日の年休取得など到底実現できそうにないという企業もあるかも知れません。

この義務は規模・業種を問わず、全ての企業に2019年4月から適用されます。よって、何らかの対応策を考えなければならないのです。

では、年休の取得促進のために、どういう取組みを実施すれば良いのか、方法をいくつかご紹介します。

まずは、従業員の現在の年休の取得状況の実態把握から始めることをお勧めします。来年度から「年休管理簿」の作成が義務付けられる予定ですので、今から管理簿を整備し年休の取得状況を見える化しておくとよいでしょう。勤怠管理システムの年休管理機能を活用すれば簡単に把握することができます。前述した起算日による取得日数の管理など、今後はますます管理が煩雑化しますので、これを機に勤怠管理システムの導入を検討されてはいかがでしょうか。勤怠管理システムは毎日使用するものですので、本人・管理職ともに、タイムリーに年休取得状況を確認し、取得の意識付けにも寄与するはずです。

次に、年5日の年休取得を確実なものをするための対応としては、年休の計画的付与制度の導入が上げられます。年休の計画的付与とは、使用者と労働者の合意のもとで年休を付与する時期をあらかじめ定め、計画的に付与できるという制度です。計画的付与には、①事業場全体の休業による一斉付与 ②班別の交代制付与 ③年休付与計画表による個人別付与 の3種類があります。計画的付与を行うためには、事業場ごとに労使協定の締結が必要です。この労使協定は労働基準監督署への届出は不要です。

年休の取得率を増加させるためには、年休を取得しやすい環境作りも大切です。厚生労働省の調査によると、年休取得にためらいを感じる理由として、「みんなに迷惑がかかると感じるから」「後で多忙になるから」「職場の雰囲気で取得しづらいから」これらが上位を占めています。

管理職が定期的に面談を実施し、部下の仕事状況を把握するとともに業務分担の見直しを図ること、マニュアルを整備し、業務の属人化をなくすことが大切です。業務が人につく状況を改善することで、休暇を取得しても業務が停滞することがなくなります。

年休カレンダーを作成し、数か月先までの年休取得予定を共有・見える化しておくことで、事前の業務調整が可能になり、取得へのためらいを減らすことにつながります。

年休を取得しやすい環境作りで非常に大切なのが、経営者・管理職による啓発です。

年休取得促進に成功している企業では、なぜ年休の取得が必要なのか、経営者自らがその考えを発信し、ミーティングの場やさまざまなツールを活用して継続的な啓発活動を行っています。

従業員はそれぞれ多様な考え方を持っていますので、全員が年休取得に前向きとは限りません。経営者がその意義を語り、それが従業員に腹落ちし、自ら取得したいと思うことが継続的な年休取得へとつながります。

正しい運用のための勤怠管理システム

 

休暇を取得する制度を設けても、誰が・いつ 休暇を取得したのか状況を把握しなければ、円滑に運用することができず、有給取得率向上のきっかけをなくしてしまいます。

勤怠管理システムを導入すれば、勤務時間の把握から、休暇の取得状況まで一元管理することができます。

これを機に、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【3つの導入タイプから選ぶ|勤怠管理システム徹底比較】

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参考: