Excelで残業時間の計算をするメリットとデメリットとは

勤怠管理

Excelで残業時間の計算をするメリットとデメリットとは

Excelの使い道は表を作ることだけではありません。残業時間の計算を含む、従業員の勤務状況を把握することにも利用できます。企業は、従業員の勤務状況を把握し、適正な賃金を支払わなければなりません。特に残業時間は、通常の賃金より割増して支払う必要があります。小さな計算間違いをするだけで、未払いの発生や、最悪場合訴訟へと発展するリスクがあり、正確な管理が必要です。今回は、Excelによる勤怠管理で、残業時間の計算をするとき、どのようなメリットとデメリットが生まれるかについてご紹介します。

Excelは手軽に残業時間の計算ができるが……

Excelで勤務管理をし、残業時間を計算する大きなメリットは、なんといっても手軽さでしょう。出退勤の管理や労働時間、残業時間の計算は、Excelの基本操作が分かれば十分可能です。インターネットで探せば、計算式の入った無料のテンプレートも簡単に手に入ります。すでに計算式ができあがった状態なので、関数が分からなくても扱うことができ、教育コストもおさえられます。特別なソフトを導入したときのように、手間やコストがかからないのはExcelの魅力です。

Excelによる残業時間の計算にはトラブルの不安も

ただし、Excelを使って残業時間の計算をするデメリットはいくつかあります。

ひとつは計算エラーの発生に気づかず、残業時間分の未払いが起こるリスクです。残業時間の計算は、常に追加や変更をして、計算式が正しい計算式が反映されていなければなりません。うっかりエラーに気づかず計算を進めてしまえば、未払いを引き起こす原因となります。もちろん、計算式だけでなく、手入力の際のミスも心配です。計算作業は毎月行うので、慣れてしまえば思い込みや、うっかりミスを引き起こす恐れがあります。

さらに、Excelでの勤怠管理はタイムカードと併用して行われることが多いのも注意が必要です。たとえば、締め日ごとにタイムカードの回収・集計をして、Excelにデータ入力するという手順はよく行われます。しかし、時にはタイムカードの回収に手間取ったり、打刻もれ、不正打刻などの問題も起こったりすることがあります。こうした余計な手間やコストがかかり、作業効率が悪化しやすいのもExcelを利用するデメリットです。

Excelの計算エラーで残業時間分が未払いになるリスクとは

万が一、Excelの計算エラーが原因で残業時間分の未払いが発生した場合、最悪以下のような会社自体を揺るがすトラブルに発展するリスクとなることでしょう。

  • 労働基準監督署への駆け込みから刑事罰を受ける
  • 付加金の支払い
  • 遅延損害金の発生
  • 同じような訴訟の複数発生

労働基準監督署への駆け込みから刑事罰の可能性

考えられるリスクの中で、まず心配したいのが労働基準監督署への駆け込みです。労働基準監督署へ未払いが報告されると、是正勧告書や指導票などの書類交付が行われます。書類自体は強制力がありませんが、残業代の不払いは、「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金(労働基準法第119条)」と、法律で定められています。悪質と判断されれば、労働基準監督署による逮捕・送検が行われる可能性があります。

裁判になった場合は未払い分以上の支払いリスクも

裁判へと発展した場合、裁判所の裁量次第では、未払いだった残業時間分の賃金と同額の付加金を支払うように命じられる可能性もあります。

また、従業員が会社を退職したあとで、未払いの残業代を請求されることもあります。退職後の未払い残業代に対する請求権は、年14.6%の遅延利息がつきます(賃金の支払いの確保等に関する法律第6条)。裁判が長引けば長引くほど、遅延損害金の額も大きくなるので軽視できません。

さらに、企業にとってもっとも恐ろしいリスクといえるのは、こうした未払いの請求が複数人から同時に起こることです。請求額は莫大な金額となり、会社の存続にかかわるような大きな損害が発生するリスクすらあります。

Excelよりリスクを減らすクラウド型勤怠管理システム

Excelは、小さい計算エラーが起こるだけで、残業時間の賃金未払いや深刻なトラブルへと発展するリスクがあります。クラウド勤怠管理システムの導入は、そんなトラブルのリスクを減らすひとつの方法です。

クラウド勤怠管理システムは、データの自動集計により大幅な作業効率アップが期待できます。スマートフォンやパソコンで使えるようにすれば、世界中どこにいても簡単に打刻ができるようになり、正確かつリアルタイムで出退勤の管理ができるため、不正打刻防止や、過重労働の早期発見にもつながります。

無駄な労働時間の削減効果も期待できる

残業代の発生する時間外労働は、労働時間か否かの判断が難しいケースがあります。たとえば、終業時間外の研修や接待などです。会社からの指示、もしくは業務上必要と判断されれば労働時間にあたる可能性が高く、従業員が自主的に行ったと判断できる場合は低くなります。

Excelを使った勤怠管理では、従業員が申告するすべての労働時間が、本当に必要な労働時間だったかを、正確に判断することはなかなか難しいでしょう。とはいえ、判断できないまま、企業が「労働時間ではない」と判断することも危険です。企業側が時間外労働ではないと思っても、裁判で労働時間と判断されれば、労働基準法第115条により過去2年分の残業代を従業員に支払わなければなりません。

クラウド型勤怠管理システムを導入すれば、グループウェアを通じて時間外労働を事前に申告し、許可を得るように変えることもできます。そうすれば、手待ち時間のためだけに会社に残る、明日でいいような仕事のために残業をするといった無駄な労働時間を減らすことができます。

厚生労働省も労働時間の改善をサポートする動きがあります。その1つが「職場意識改善助成金」です。これは労務管理用ソフトウェアの導入・更新や、労務管理用機器の導入・更新などを行った企業に対し、費用の一部を助成するというものです。

Excelで起こるデメリットはクラウド型勤怠管理システムで解消

Excelで残業時間を計算することは、手軽さはあるものの、大きな計算ミスをしたときの不安が伴います。特に残業代の未払いが発生すると、最悪の場合会社の存続にかかわるような甚大な被害が出る可能性もあります。クラウド型勤怠管理システムは、手間やコストの面だけでなく、無駄な労働時間の見直しもはかることができます。ぜひ一度、見直しをしてみてはいかがでしょうか。

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