年次有給休暇の管理で注意すべきポイント

年次有給休暇の管理で注意すべきポイント

ワークスタイル多様化

年次有給休暇の管理は簡単なようで実は注意すべきポイントが多い。本稿では、2019年4月1日から施行され、事業所の義務とされている「年次有給休暇の5日間強制付与」制度を含めた年次有給休暇の管理の留意事項について確認しておこう。

年次有給休暇制度の仕組と管理

労働基準法第39条の年次有給休暇は、労働者の心身の疲労を回復させ、労働力の維持培養を図るとともに、ゆとりある生活の実現にも資するという趣旨から、毎年一定日数の有給休暇を与えることを使用者の義務、裏返せば労働者の権利として規定している。 

 年次有給休暇の趣旨に倣えば、休暇単位はなるべくまとまっていたほうがよい、ということになる。よって、労働基準法制定以来、年次有給休暇の付与単位は「1日単位」だとされてきた。しかし、働く女性労働者の比率が高まるなどの労働環境の変化もあり、「1日単位付与に対する例外」が考えれられるようになった。

 理由としては、労働者が家庭や地域での行事、病院への通院などで休む場合、1日の有給休暇では長すぎると感じる時もあるだろう、使用者としても有給休暇を「1日単位」より小さな単位で取ってもらったほうが業務運営上好ましいこともあるだろう、といった、労使双方の環境変化が挙げられる。

 実際、職場では、このような双方のニーズに応える形で、労働基準法における有給休暇の趣旨とは違った、「半日単位」での休暇の付与が行われている。行政庁においても、1日よりも小さい単位での有給休暇の付与は、労働者がその単位での休暇の取得を希望して時季を指定し、それに使用者が同意している限りは問題ないとしている【昭和63年3月14日基発150号】。

つまり、この段階までで年次有給休暇は、「1日単位」を原則としながらも、一定の要件の下に「半日単位」で取得可能とされてきた。勤怠管理も、「1日単位」=「年休1日」、「半日単位」=「年休0.5日」として管理すれば足り、双方とも2019年に新設された「5日間強制付与」の年次有給休暇の対象でもあるから、この二種類の年次有給休暇だけを運用している事業所については、勤怠管理にあたって特段問題となることはない。

時間単位年休制度の導入と年休管理

平成20年の労働基準法改正で「時間単位年休制度」が導入されることになったのは周知のとおりである。これにより、適切な労使協定を結べば、年5日の範囲内で「時間単位」での年休取得が可能となった。 

労働者は自身のプライベートや仕事の都合を考慮しながら細やかな休みを取得できるようになり、1日休めば多くの仕事が滞っていた労働者も休みを小刻みにすることで、業務上の負担を軽減することができるようになった。また、企業としても、この制度を導入して労働環境を整備することは、労働者の満足度をアップさせるだけでなく、ワークライフバランスに取り組んでいることを分かりやすい形で対外的にアピールすることができるようになった。

ところが、厚生労働省はこのような潮流があるにもかかわらず、2019年4月1日から施行されている「年次有給休暇の5日間強制付与」との関連では、労働者の時季指定での取得済み年休についても、使用者の強制時季指定付与についても、「時間単位年休」での取得や付与はカウントされないという方針を打ち出している。

これでは、「時間単位年休制度」を導入している企業、これから導入しようとしている企業にとっては、年次有給休暇が2つの制度に分割されるようなものだ。具体的には、 年次有給休暇の全体管理は時間単位年休を含めて管理していく必要があるし、「年次有給休暇の5日間強制付与」分については、時間単位年休分を除いて管理していくことが求められる。既定の勤怠管理システムでの管理ができるようであれば問題ないが・・・。

さらに、年次有給休暇取得の主体は労働者であるとされているから、仮に労働者から6時間の時間単位年休が届け出られた場合、「半日単位年休」+「2時間の時間単位年休」という取扱いはできないことになり、あくまで「6時間の時間単位年休」として与えなければならないことになる。企業サイドからは何とも理不尽な運用を強いられている。この「時間単位年休」と「年次有給休暇の5日間強制付与」の奇怪な運用は、下手をすると、企業にとっては生産性の向上どころか、マイナスにしか機能しない最悪の運用実務と言えそうだ。企業としては、間違いを起こさない運用を心がけたい。弊社で独自に作成した「年次有給休暇管理簿」を貼付しておくので参考にしていただきたい。

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