勤怠管理の基礎知識 36協定とは

勤怠管理

36協定とは、企業が社員に対して、法定労働時間を超えて勤務を命じるために必要な労働協定のことです。

労働基準法第36条に基づく協定のために、一般的に36協定(サブロクキョウテイ)と呼ばれています。36協定は、企業が、社員の過半数が所属する労働組合、もしくは、労働者の過半数の代表者と事業場ごとに締結する必要があります。

勤怠管理で重要となる36協定について、わかりやすく解説します。

36協定の内容

36協定で定められるべき事項は、以下の通りです。
 

  • 時間外労働をさせる必要のある具体的な事由
 
  • 時間外労働をさせる必要のある業務の種類
 
  • 時間外労働をさせる必要のある労働者の数
 
  • 1日について延長することができる時間
 
  • 1日を超える一定の期間(1日を超えて3か月以内の期間、および、1年間)について延長することができる時間
 
  • 有効期間(最も短い場合でも1年間)

また、この36協定は、締結されただけでは効力が有効にならず、管轄の労働基準監督署に届け出ることが必要です。

なお、実際に社員に残業を命じるためには、36協定の締結だけでなく、就業規則にも法定時間外労働を行う旨が合理的理由とともに記されている必要があります。

36協定届の記入例については、下記をご参照ください。

時間外・休日労働に関する協定届(36協定) | 厚生労働省 東京労働局

36協定を結ばないまま残業を命じると?

では、36協定が結ばれていない状態で、社員に残業を命じるとどうなるのでしょうか?

36協定が企業と社員の間で締結されていない状態で、社員に法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超えて労働を命じることは、労働基準法第32条または35条に対する労働基準法違反となり、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が使用者に科されることになります。

労働基準法違反と認定された場合でも、よほど悪質でない限り、労働基準監督署の指導の元に是正を行えば、いきなり罰則が適用される可能性は高くはありません。

ただし、今日の日本においては、残業代の未払いがあったり、過酷な労働を社員に強いる「ブラック企業」に対する風当たりは大変に強く、罰則が適用されなかった場合でも、そのような状況が明るみに出た時点で、企業ブランドの失墜や取引先からの信用低下、それに伴う業績下降などは免れられません。

コンプライアンス(法令遵守)の観点や企業のリスク管理の観点からも、36協定を適切に締結し、法定時間外労働を36協定に定められた時間内に収まるようにマネジメント(監督・管理)することは、非常に重要であるといえます。36協定届の記入例については、下記をご参照ください。

時間外・休日労働に関する協定届(36協定) | 厚生労働省 東京労働局

 

36協定の限度時間

それでは、36協定を結んでおけば、企業は社員を何時間でも働かせることができるのでしょうか?

当然のことですが、36協定で締結可能な労働時間にも上限が定められています。

延長可能な労働時間の上限

延長可能な労働時間の上限は、時間外労働の限度に関する基準(平10年12月28日1 労働省告示154号、最終改正 平成21年5月29日 厚生労働省告示316号)によって、定められています。

この基準では、一般的な労働者に関しては、以下のように延長の上限時間が定められており、企業はこの上限を超えた労働時間を定めた36協定を締結することはできません。

一般労働者の延長時間の上限

 1週間 :15時間

 2週間 :27時間

 4週間 :43時間

 1か月 :45時間

 2か月 :81時間

 3ヶ月 :120時間

 1年  :360時間

※対象期間が 3 か月を超える 1 年単位の変形労働時間制の対象者の場合には異なる上限時間が適用されます

※上記は法定労働時間を基準とした延長時間の上限です

36協定の特別条項

実は36協定では、一定の条件を満たすことで、前述の上限時間を超えて労働時間を延長することができます。

上限時間を超えて労働時間を延長するには、特別条項つき協定を結ぶ必要があります。

特別条項つき協定は、臨時的に限度時間を超えて時間外労働を行わなければならない「特別の事情」が予想される場合に結ぶことができる協定です。

この臨時的な「特別な事情」はできるだけ具体的に定める必要があり、「予算・決算業務」「納期のひっ迫」「大規模なクレームへの対応」などが認められますが、「業務上やむを得ないとき」などの具体的でない事情では認められません。

特別条項つき協定を結ぶためには、上記のほかにもさまざまな要件を満たすことが求められていますので、詳細については、以下の資料を参照してください。

時間外労働の限度に関する基準 |厚生労働省

 

36協定違反を見つけるには

ここまで36協定の位置づけや基準時間についてみてきましたが、実際の業務ではどのように36協定違反を防止すればよいのでしょうか?

具体的な防止方法をステップごとに見ていきましょう。

ステップ1.社員ごとの法定外残業時間を集計する

36協定違反を未然に防ぐには、「適切なタイミング」で、社員ごと(管理職も含みます)の時間外労働時間を把握する必要があります。

例えば、とある企業(所定労働時間=法定労働時間=8時間/日)で、以下のような上限時間を36協定で定めたとしましょう。

  • 1日:3時間
  • 1か月:45時間
  • 1年:360時間

36協定で1日あたり3時間の延長の上限が決められていたとしても、毎日人事担当者がすべての社員の残業時間をチェックするというのは現実的ではありませんから、ある程度の期間ごとに労働時間(法定労働時間+時間外労働時間)をチェックしていくことになります。

では、どのようなタイミングが「適切なタイミング」といえるのでしょうか?

一般的にこれが正解というものはなく、業種や業態、繁忙期の有無などによって異なりますが、この例では、以下のようなタイミングで労働時間を集計し、チェックすることが望ましいと考えられます。

  • 1日単位での上限時間: 2週間~1か月ごと
  • 1か月単位での上限時間:2週間~1か月ごと
  • 1年単位での上限時間:1か月ごと

ステップ2.協定違反となった社員や協定違反が見込まれる社員の労働時間を是正する

ステップ1で一定期間ごとに、労働時間を集計し、問題のある社員が発見された場合には、担当の部門長などに労働状況を確認し、必要に応じて是正していく必要があります。

ここでの「問題のある社員」とは、すでに協定違反となっている社員はもちろんですが、今後協定違反が見込まれる社員への対応が重要です。

1日単位については、繁忙期で過重労働が予想される場合や健康面で問題を抱えている社員などについては、ある程度頻繁に状況を確認する必要があります。ある程度の頻度(例えば2週間ごと)で労働時間を把握して、問題がある社員や部署がある場合には、人事担当者から担当の部門長に問い合わせを行い、必要に応じて、労働状況を是正するように調整するのがよいでしょう。

1か月単位については、2週間ごともしくは1か月ごとに労働時間を確認し、例えば2週間目の時点では、上限時間の45時間の2分の1にあたる22.5時間を超えている社員がいる場合には、注意が必要ということになります。

1年単位については、1か月ごとに労働時間を確認し、1か月単位のときと同様に、消化した期間によって上限時間を案分して、月ごとに案分された上限時間を超えている場合などには、注意が必要ということになります。

上記は非常にシンプルな例ですが、業界や企業ごと、部署ごとに繁忙期などは異なりますので、その特性に応じた間隔でのチェック体制やマネジメントを行うことが重要です。

企業全体の残業時間をマネジメントするためには、残業時間の実績だけではなく、繁忙期を加味した残業時間の予想などを、前年度実績を元に算出して、問題点をいち早く把握して、先手先手で対応していくことが必要となります。

36協定違反をExcelで見つける

ここでは、CC-BizMateの無料操作体験サイトで配布されているExcelテンプレートを使用して、実際に36協定違反を検出する手順を見てみましょう。

次の画面は、CC-BizMateで集計された社員別、月別の残業時間を、Excelのピボットテーブルと条件付き書式で表示したものです。この中で、36協定違反が疑われるところが、黄色と赤色のシグナルで表示されています。

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赤色のシグナルは、特別条項で延長された限度時間(この例では90時間)さえも超えてしまったことを示しています。この対象者に対しては、即刻、残業時間を減らす措置を取る必要があります。

黄色のシグナルは、特別条項で延長された限度時間は超えていませんが、もともとの36協定で設定された限度時間(この例では45時間)を超えていることを示しています。この対象者に対しては、残業の理由が、特別条項に記載されている特別な事情に該当するのかどうかを確認する必要があります。

次の画面は、同じ月別のデータから月あたりの平均残業時間をピボットテーブルで計算し、36協定で設定された年間の限度時間(この例では360時間)を超えそうな社員について赤色と黄色のシグナルを乗じさせています。

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赤色のシグナルは月平均が30時間を超えているため、このままのペースで残業を続けると、年間の限度時間を超過してしまうことを示しています。黄色のシグナルは、30時間に警告比率(この例では90%)をかけた時間を超えているため、今後残業時間が増加傾向になった場合、年間の限度時間を超過する心配があることを示しています。

この画面で赤色と黄色のシグナルが表示された対象者については、これまでの残業時間の推移を確認し、増加傾向のある社員については、早急に対策を行わないといけません。

次の画面は、これらの対象者について残業時間の増減傾向を確認するために、Excelのピボットグラフでファンチャートを作成した画面です。

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このファンチャートで特に大きく右肩上がりの増加を示している社員(この例では、岡山さんと福島さん)については、早急に対策を行わないかぎり、年間の限度時間を超過してしまう可能性が高いといえます。

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